Księgowość i faktury

Archive for the ‘firma’ Category

W naszych czasach wiele osób nie raz chce pracować na swoim i bardzo często decydujemy się na założenie swojej firmy.

Taka firma aby mogła już działać powinna być wpisana do ewidencji działalności gospodarczej. Wiele osób może już dzisiaj liczyć na odpowiednie ułatwienia jakimi jest choćby pomoc w załatwieniu za pomocą jednego okienka. Jeśli tylko posiadamy odpowiednie dokumenty na pewno powinniśmy także wypełnić już formularz jakim jest EDG, a który to pozwoli nam na wpis do ewidencji, uzyskanie numeru regon, a także za jego pomocą staniemy się płatnikiem składek ZUS.

Pomoc jednego okienka nie raz pozwala nam na zaoszczędzenie naszego czasu, którego to niestety podczas otwierania firmy zawsze nam brakuje. Jeśli otworzymy firmę powinniśmy także wybrać odpowiedni rodzaj naszego opodatkowania, z którego to będziemy rozliczali się z urzędem skarbowym. Bardzo często jest to KPiR, które to jest księgą przychodów i rozchodów. Taka księga wymaga już bardzo systematycznego naszego rozliczania, dobrej znajomości przepisów podatkowych a także nie popełniania w niej błędów, które to potem wymagają od firmy odpowiedniej korekty.

Dla każdej firmy na pewno bardzo dużą pomocą będą także odpowiednie fora, choćby takie jak forum firmy, dzięki któremu zawsze możemy wiele się dowiedzieć po prowadzeniu naszej firmy. Nie raz warto zajrzeć na takie forum gdzie znajdziemy także wiele pomocnych dla nas uwag o prowadzeniu nie tylko firmy ale także i księgowości firmy.

Jak wiemy także księgowość ma bardzo duże znaczenie w prowadzeniu firmy.

Jeśli firma nie przynosi zysku i ciągle trzeba do niej dokładać, staje się niewypłacalna jedynym rozsądnym rozwiązaniem jest ogłoszenie jej upadłości.  Firma bardzo często mają nie popłacone faktury VAT. W przypadku osób prawnych jest to jednoznaczne z utratą osobowości prawnej. Likwidacja firmy może nastąpić na wniosek dłużnika lub wierzyciela. Podstawą ogłoszenia upadłości na wniosek dłużnika jest niewypłacalność czyli niewykonywanie wymaganych zobowiązań, a w przypadku osoby prawnej istnienie zobowiązań przekraczających wartość majątku, nawet jeśli są spłacane na bieżąco. Jeżeli cała sytuacja wynika ze złego postępowania działu księgowości to szef działu finansów ponosi odpowiedzialność.  Postępowanie upadłościowe powinno być prowadzone w taki sposób, aby roszczenia wierzycieli mogły zostać zaspokojone w jak największym stopniu, a także tak, aby dotychczasowe przedsiębiorstwo dłużnika zostało zachowane. Wniosek o upadłości firmy może zgłosić też wierzyciel. Powinien on przedstawić kopie niezapłaconych faktur, ponieważ w przeciwnym wypadku, taki wniosek jest traktowany jako złożony w celu podważenia wiarygodności firmy, co naraża składającego wniosek na poważne konsekwencje wynikające z kodeksu karnego. Sytuacja na rynku powoduje niejednokrotnie, że firma przynoj straty i jej działalność nie rokuje poprawy w tym zakresie. Często wiąże się to z utratą zdolności kredytowej firmy. W takiej sytuacji należy zastanowić się nad jej likwidacją i zakończeniem działalności gospodarczej. Wówczas przedsiębiorca w urzędzie gminy lub w sądzie rejonowym, w ciągu 14 dni, składa zawiadomienie, że zaprzestaje działalności gospodarczej. Powiadamia o tym urząd skarbowy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz urząd statystyczny w celu wyrejestrowania.

W trakcie działalności gospodarczej przedsiębiorstwo ponosi koszty. Ponieważ przeważnie zmienia się ilość wytwarzanych produktów, na rynek wchodzą nowe, trzeba rozbudować zakład, poszerzyć zakres usług, to wszystko wiąże się z kosztami, a więc są to koszty zmienne. Koszty zmienne to surowce , materiały, półprodukty, płace pracowników produkcji, energia elektryczna, zużycie wody, ścieki, odpady, marketing itp. Drugą grupę kosztów stanowią koszty stałe, które ponosi każda firma niezależnie od
wielkości produkcji. Do kosztów stałych zaliczymy: płace pracowników administracji, zużywanie się maszyn, urządzeń, budynków; wynajem lokalu; niektóre podatki; kredyty, użytkowanie ziemi i inne. W celu skalkulowania ceny produktu finalnego właściciel firmy posługuje się sumą tych kosztów, czyli kosztem całkowitym. Jeśli wysokość tego kosztu podzielimy przez wielkość produkcji,  to otrzymamy całkowity koszt jednostkowy,  który jest podstawą kalkulacji ceny sprzedaży. W warunkach gospodarki rynkowej celem działalności przeważającej liczby przedsiębiorstw jest osiąganie wymiernych korzyści ekonomicznych czyli zysku. W każdej firmie dział księgowości zajmuje się tego typu sprawami. Obok wystawiania faktur i faktur VAT również zajmuj się podziałem kosztów. Zysk to różnica miedzy przychodami firmy a kosztem ich uzyskania. Po potrąceniu z zysku brutto podatku dochodowego i innych przewidywanych przepisami obciążeń, do dyspozycji przedsiębiorcy pozostaje zysk netto. Zysk netto można przeznaczyć na konsumpcję , inwestycje i modernizację produkcji lub nagrody dla pracowników.  Jeśli działalność gospodarcza nie przynosi
przedsiębiorcy zysku lub staje się on niewypłacalny, zachodzi konieczność jej likwidacji.

Majątek przedsiębiorstwa to ogół należących do niego dóbr. Wyróżniamy w nim: majątek trwały i majątek obrotowy. Na majątek trwały składają się rzeczy czyli środki trwałe. Należą do nich: maszyny, urządzenia, hale fabryczne, grunty. Te środki trwałe zużywają się w procesie produkcji w okresie dłuższym niż jeden rok i stopniowo tracą wartość użytkową – ulegają amortyzacji. Przedstawiają one określoną wartość pieniężną , która powoli przenosi się na wytwarzane , za ich pomocą, produkty. Kto tak na dobrą sprawę sprawuje pieczę nad finansami w firmie? Jest to właśnie dział finansów i księgowości. Oprócz wystawiania faktur, faktur VAT robi też wiele innych rzeczy. Majątek obrotowy są to środki obrotowe czyli: zapasy materiałów i wyrobów gotowych, środki pieniężne, należności krótkoterminowe, papiery wartościowe przeznaczone do obrotu. Środki obrotowe w procesie produkcji, w okresie dłuższym niż jeden rok, zużywają się zupełnie lub ulegają przeobrażeniom ( mąka do wypieku chleba). Cały majątek przedsiębiorstwa – trwały i obrotowy – jest określany jako aktywa. Fundusze na finansowanie majątku przedsiębiorstwa pochodzą z dwóch źródeł. Pierwszym są fundusze własne przedsiębiorstwa, na które składają się między innymi: kapitał wniesiony przez właścicieli, kapitał wygospodarowany przez przedsiębiorstwo na skutek kapitalizacji części zysku. Drugim źródłem finansowania majątku są fundusze obce. Składają się na nie kredyty i pożyczki na zakup maszyn i urządzeń, materiałów lub surowców. Źródłem są również zobowiązania wobec dostawców, budżetu państwa, instytucji ubezpieczeniowych itp. Fundusze własne i obce, finansujące majątek przedsiębiorstwa nazywamy pasywami.

Księgowość to ewidencjonowanie transakcji finansowych składających się na procesy gospodarcze, będące przedmiotem działalności firmy. Każda firma powinna prowadzić księgowość według przepisów ustawy o rachunkowości. Właściciel firmy powinien zadbać, aby księgowość prowadziła osoba wykształcona w zawodach ekonomisty, księgowego i finansisty. Przed zatrudnieniem takiej osoby należy sprawdzić jej referencje, czy ukończyła studia ekonomiczne, czy ma odpowiednie doświadczenie zawodowe. Prowadzenie księgowości firma może zlecić wyspecjalizowanemu biuru rachunkowemu. Księgi rachunkowe muszą być prowadzone rzetelnie, terminowo , chronologicznie, zgodni e ze stanem faktycznym, według zasad wynikających z przepisów ustawy o rachunkowości. Wszelkie kontrole w firmach rozpoczyna się od ksiąg rachunkowych. Rozpoczęcie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością jej ewidencjonowania i płacenia podatku dochodowego. Prowadząc działalność handlową lub usługową jako osoba fizyczna lub spółka cywilna bądź jawna, jeśli sprzedaż towarów lub usług w roku nie przekroczyła 150 tysięcy euro, należy ewidencjować tę działalność gospodarczą w książce przychodów i rozchodów. Składa się ona z dwustronnych, numerowanych kart, z których każda ma 17 kolumn przeznaczonych do ewidencji zdarzeń gospodarczych. Przed samodzielnym wypełnianiem księgi przychodów i rozchodów należy zapoznać się z ustawą o rachunkowości oraz rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgo przychodów i rozchodów. To właśnie dział księgowości obok fakturowania oraz wystawiania różnego typu faktur VAT prowadzi księgo podatkowe itp.

Rachunkowość w firmie polega na ewidencjonowaniu transakcji gospodarczych w sposób chronologiczny i systematyczny, pozwalający ustalić okresowo wyniki gospodarcze firmy. Określa też stan zasobów materialnych, oszczędności, należności i zobowiązań. Rachunkowość jest ważnym źródłem informacji o funkcjonowaniu firmy. Umożliwia bieżącą kontrolę działalności gospodarczej firmy. Rachunkowością w firmie zajmuje się dział finansów. Dział ten również wystawia faktury, zajmuje się regulowaniem opłat podatku VAT. W rachunkowości obowiązuje zasada, że każde zdarzenie gospodarcze wpływające na zmianę majątku firmy i źródła jego finansowania, musi być zarejestrowane. Zadaniem rachunkowości w firmie jest prowadzenie ewidencji księgowej; chronologiczne zapisywanie wszystkich operacji gospodarczych; sprawdzanie prawidłowości zapisów księgowych, które powinny być oparte na prawidłowo wystawionych dowodach księgowych; dokonywanie w odpowiednich terminach prawidłowych zapisów w księgach i uzgadnianie ksiąg ze sobą. Rachunkowość pełni zatem funkcję informacyjną, bo pozwala na uzyskanie informacji potrzebnych do zarządzania finansami firmy. Posiada tez funkcje kontrolną, bo umożliwia wykrycie niedoborów w majątku firmy powstałych na skutek kradzieży lub złego zarządzania, a ponadto ma funkcje analityczną, ponieważ pozwala na weryfikację wyników finansowych firmy, poprzez analizy ekonomiczne. Rachunkowość to system ciągłego i systematycznego gromadzenia i przetwarzania danych o stanie firmy. Metody jakimi posługuje się rachunkowość to metoda bilansowa, polegająca na dwustronnym i równoważnym ujmowaniu i przetwarzaniu wszelkich operacji i zdarzeń gospodarczych.

Ważnymi elementami zarządzania firmą są zarządzanie dokumentacją oraz przepływ informacji. W związku z tym, w firmie należy podjąć następujące działania. Utworzyć katalog dokumentów, które w świetle obowiązujących przepisów powinny znajdować się w firmie. W każdej firmie powinna być osoba odpowiedzialna za prowadzenie dokumentacji. Kierownictwo, dyrekcja, prezes musi wydać wewnętrzna instrukcję o sporządzaniu i przechowywaniu dokumentów oraz prowadzeniu i kontroli ich obiegu. Musi też ustalić zasady oznakowania, przechowywania i archiwizowania akt. W każdej firmie musi zostać sporządzony wykaz stanowisk pracy. Powinna być wydana instrukcja przepływu informacji, która powinna zawierać: kolejny numer i temat informacji, miejsce jej powstania oraz nazwisko osoby odpowiedzialnej za przekazywania informacji. Dział księgowości odpowiedzialny jest za przetrzymywanie różnego typu dokumentów w tym wszystkich faktur oraz faktur VAT. Ostatnio dobrym rozwiązanie są tak zwane e-dokumenty. Jest to nic innego, jak elektroniczny obieg dokumentów. Ma on wiele pozytywów, bo dokumenty znajdują się w jednym miejscu, przeważnie na dysku komputera, co daje szybki i niezawodny wgląd. Ponadto dokumenty przechowywane na dysku są odpowiednio skatalogowane i każdy katalog jest opisany. Przechowywanie w komputerze dokumentów sprzyja łączeniu ich z konkretnymi zadaniami, które firma wykonuje, z klientami, z którymi współpracuje, podobnie rzecz się ma z kontrahentami. Dobre zarządzanie dokumentami w firmie przyczynia się do tego, by firma działała w prawidłowy sposób. Kupując system elektroniczny do zarządzania dokumentami, firma wiele oszczędza, bo może przesunąć osoby do innych zadań.

Istnieją trzy podstawowe sposoby motywowania pracowników. Przymus są to zakazy i nakazy, zachęta w postaci podwyżki, premii, pochwały lub awansu oraz perswazja czyli wywieranie wpływu za pomocą racjonalnej argumentacji lub oddziaływania na emocje.  Jeżeli chodzi o podwyżki i motywacje pieniężne to za przelewy, różnego typu nagrody odpowiedzialny jest dział finansów. Najskuteczniejsze jest zazwyczaj umiejętne łączenie tych sposobów, polegające na stosowaniu odpowiednich środków w zależności od sytuacji i osobowości podwładnych. Zasady nagradzania pracowników oraz system kar powinny być ujęte w regulaminie i współmierne do zasług lub przewinień. Jawność stosowania nagród i publiczne informowanie pracowników o kryteriach ich przyznawania zwiększają zaufanie do obiektywizmu przełożonych, poprawiają atmosferę w firmie, integrują załogę, wzmacniają konkurencyjność między pracownikami i motywują ich do lepszej pracy. Jednym z narzędzi nagradzania pracowników jest awans czyli przydzielenie pracownikowi wyższego stanowiska w hierarchii zawodowej. Osadzanie wolnych stanowisk przez awansowanie własnego personelu pozwala na ściślejszą integrację załogi, akceptującej ten awans i respektującej obiektywizm kierownictwa. Takie postępowanie eliduje także koszty i ryzyko związane z zatrudnieniem osoby z zewnątrz. Stosowanie kar jest konieczne, gdy postępowanie pracownika działa demoralizująco na pracę innych, narusza regulamin pracy lub naraża przedsiębiorstwo na straty. Kara powinna być wymierzona natychmiast po stwierdzeniu przewinienia, ma mieć ona charakter bezosobowy i ma dotyczyć przewinienia, a nie osoby. Powinna być jednakowa za dane przewinienie dla wszystkich, dostosowana do rozmiarów przewinienia i konkretnych ustaleń regulaminu.

Dział kadr nie tylko zajmuje się samymi pracownikami ale również ich motywowaniem. W tym celu bardzo często współpracuje z działem księgowości, który nie tylko płaci faktury VAT ale również zajmuje się przelewami dla pracowników. Jednym z elementów zarządzania przedsiębiorstwem jest program rozwoju kadr i awansu pracowników. Jego celem jest stałe podnoszenie kwalifikacji oraz zaangażowanie osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie, dzięki czemu wzrasta jego konkurencyjność. Program rozwoju kadr powinien obejmować selekcje i dobór najzdolniejszych, wysoko wykwalifikowanych młodych kadr, podnoszenie kwalifikacji i konkurencyjności pracy, doskonalenie metod oceny i motywacji pracowników. Ważną role w tym programie odgrywa kierownik, dyrektor menadżer. Postępowanie kierownika w stosunku do podwładnych nazywamy stylem kierowania. Może on być: autokratyczny, gdy kierownik podejmuje decyzje bez konsultacji z podwładnymi, nie wyjaśnia im celu działań. Demokratyczny, kiedy kierownik konsultuje decyzje z podwładnymi, daje im większość samodzielna w działaniu. Liberalny, kiedy kierownik pozostawia podwładnym pełna swobodę w podejmowaniu decyzji. Do zadań kierownika związanych z kierowaniem personelem należą: wydawanie poleceń, jakie pracownik ma wykonać; udzielanie informacji na temat powodów i danych niezbędnych do wykonania zadania; motywowanie pracowników, które ma na celu wywołanie lub podtrzymanie zachowań pożądanych ze względu na wytyczony przez przedsiębiorstwo cel; kontrola wyników pracy, mająca na celu sprawdzenie prawidłowości wykonywanych zadań; ocena pracowników polegająca na wydawaniu opinii o ich pracy na podstawie przyjętych kryteriów, niezbędna przed podjęciem decyzji o awansowaniu, wyróżnianiu lub ukaraniu.

Konsument to osoba , która zawiera umowę z przedsiębiorcą w celu nabycia towarów na własny użytek. Ma on prawo do otrzymania każdego rodzaju faktury w takiej formie jakiej sobie zażyczy. Dotyczy to zarówno faktury VAT, jak i na przykład dokumentów różnego typu związanych z daną transakcją.  Nie jest nim przedsiębiorca zawierający umowę kupna- sprzedaży w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Konsument jest chroniony przez dwa organy: Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, który inicjuje badania towarów, sprawuje nadzór nad bezpieczeństwem produktów, a także zapobiega praktykom monopolistycznym. Drugim organem jest Inspekcja Handlowa, która bada legalność i rzetelność działania przedsiębiorców, organizuje polubowne sądownictwo konsumenckie, udziela porad konsumentom. Konsument może również dochodzić swoich roszczeń wobec sprzedawcy lub producenta w polubownym sądzie konsumenckim lub cywilnym. Towar, niezależnie od tego, gdzie jest sprzedawany, powinien spełniać następujące wymagania: nadawać się do użytku, mieć jakość zgodną z normami, być zgodnym z umową, to znaczy odpowiadać podanemu przez sprzedawcę opisowi lub mieć cechy okazanej konsumentowi próbki i nadawać się do celu określonego przy zawarciu umowy. W przypadku towaru codziennego użytku, zakłada się ,że są one zgodne z umową, jeśli nadają się do użytku i mają właściwości, jakie cechują towar tego rodzaju. Jeśli towar nie spełnia powyższych wymagań, sprzedawca ponosi odpowiedzialność z tytułu sprzedaży towaru niezgodnego z umową, jeśli niezgodność ta istniała w chwili wydania towaru. Kupujący może żądać nieodpłatnej naprawy towaru, jego wymiany lub, gdy to niemożliwe, obniżenia ceny lub zwrotu pieniędzy.