Księgowość i faktury

Archive for the ‘księgowość’ Category

Obecnie bardzo dobra okazuje się możliwość współpracy online. Oznacza to, że kupując jakiś towar nie trzeba ani po niego, ani po fakturę jechać samodzielnie. Coraz więcej firm stosuje bardzo dogodną formę współpracy – druk rachunku online to coraz częstsza forma przesyłania sobie dokumentów.

W taki sposób można przesłać fakturę VAT lub formularz rachunku bez VAT. Obecnie coraz łatwiej jest tak współpracować, ponieważ coraz więcej firm preferuje taką formę współpracy i bywają nawet takie, które nie chcą współpracować z podmiotem, z którym nie można współpracować inaczej niż przez net. Drukowanie rachunków jest teraz coraz bardziej popularne – zresztą w ten sposób drukuje się coraz więcej ważnych dokumentów biletów lotniczych czy autokarowych. Wszelkiego rodzaju dokumenty mają teraz różnego rodzaju zabezpieczenia, które są zakodowane w ten sposób, że nawet bez drukowanego dokumentu, gdy pamięta się kod, jakiś numer, albo poda swoje imię i nazwisko jest on zakodowany i istnieje.

Współpraca online to ogromna oszczędność czasu, a co za tym idzie i pieniędzy. Nie trzeba jeździć do firmy, żeby uzyskać potrzebne dokumenty, nie trzeba korzystać z usług poczty lub kuriera. Bardzo często ułatwia to kontakty ludziom, którzy mieszkają w ogromnych odległościach od siebie. W czasach przed Internetem prawdopodobnie nie doszłoby do współpracy między nimi, ale obecnie jest to możliwe i proste, ponieważ świat staje się faktycznie globalną wioską. Jest to bardzo dynamiczne zjawisko we współczesnym świecie.

Jeśli firma nie przynosi zysku i ciągle trzeba do niej dokładać, staje się niewypłacalna jedynym rozsądnym rozwiązaniem jest ogłoszenie jej upadłości.  Firma bardzo często mają nie popłacone faktury VAT. W przypadku osób prawnych jest to jednoznaczne z utratą osobowości prawnej. Likwidacja firmy może nastąpić na wniosek dłużnika lub wierzyciela. Podstawą ogłoszenia upadłości na wniosek dłużnika jest niewypłacalność czyli niewykonywanie wymaganych zobowiązań, a w przypadku osoby prawnej istnienie zobowiązań przekraczających wartość majątku, nawet jeśli są spłacane na bieżąco. Jeżeli cała sytuacja wynika ze złego postępowania działu księgowości to szef działu finansów ponosi odpowiedzialność.  Postępowanie upadłościowe powinno być prowadzone w taki sposób, aby roszczenia wierzycieli mogły zostać zaspokojone w jak największym stopniu, a także tak, aby dotychczasowe przedsiębiorstwo dłużnika zostało zachowane. Wniosek o upadłości firmy może zgłosić też wierzyciel. Powinien on przedstawić kopie niezapłaconych faktur, ponieważ w przeciwnym wypadku, taki wniosek jest traktowany jako złożony w celu podważenia wiarygodności firmy, co naraża składającego wniosek na poważne konsekwencje wynikające z kodeksu karnego. Sytuacja na rynku powoduje niejednokrotnie, że firma przynoj straty i jej działalność nie rokuje poprawy w tym zakresie. Często wiąże się to z utratą zdolności kredytowej firmy. W takiej sytuacji należy zastanowić się nad jej likwidacją i zakończeniem działalności gospodarczej. Wówczas przedsiębiorca w urzędzie gminy lub w sądzie rejonowym, w ciągu 14 dni, składa zawiadomienie, że zaprzestaje działalności gospodarczej. Powiadamia o tym urząd skarbowy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz urząd statystyczny w celu wyrejestrowania.

W trakcie działalności gospodarczej przedsiębiorstwo ponosi koszty. Ponieważ przeważnie zmienia się ilość wytwarzanych produktów, na rynek wchodzą nowe, trzeba rozbudować zakład, poszerzyć zakres usług, to wszystko wiąże się z kosztami, a więc są to koszty zmienne. Koszty zmienne to surowce , materiały, półprodukty, płace pracowników produkcji, energia elektryczna, zużycie wody, ścieki, odpady, marketing itp. Drugą grupę kosztów stanowią koszty stałe, które ponosi każda firma niezależnie od
wielkości produkcji. Do kosztów stałych zaliczymy: płace pracowników administracji, zużywanie się maszyn, urządzeń, budynków; wynajem lokalu; niektóre podatki; kredyty, użytkowanie ziemi i inne. W celu skalkulowania ceny produktu finalnego właściciel firmy posługuje się sumą tych kosztów, czyli kosztem całkowitym. Jeśli wysokość tego kosztu podzielimy przez wielkość produkcji,  to otrzymamy całkowity koszt jednostkowy,  który jest podstawą kalkulacji ceny sprzedaży. W warunkach gospodarki rynkowej celem działalności przeważającej liczby przedsiębiorstw jest osiąganie wymiernych korzyści ekonomicznych czyli zysku. W każdej firmie dział księgowości zajmuje się tego typu sprawami. Obok wystawiania faktur i faktur VAT również zajmuj się podziałem kosztów. Zysk to różnica miedzy przychodami firmy a kosztem ich uzyskania. Po potrąceniu z zysku brutto podatku dochodowego i innych przewidywanych przepisami obciążeń, do dyspozycji przedsiębiorcy pozostaje zysk netto. Zysk netto można przeznaczyć na konsumpcję , inwestycje i modernizację produkcji lub nagrody dla pracowników.  Jeśli działalność gospodarcza nie przynosi
przedsiębiorcy zysku lub staje się on niewypłacalny, zachodzi konieczność jej likwidacji.

Majątek przedsiębiorstwa to ogół należących do niego dóbr. Wyróżniamy w nim: majątek trwały i majątek obrotowy. Na majątek trwały składają się rzeczy czyli środki trwałe. Należą do nich: maszyny, urządzenia, hale fabryczne, grunty. Te środki trwałe zużywają się w procesie produkcji w okresie dłuższym niż jeden rok i stopniowo tracą wartość użytkową – ulegają amortyzacji. Przedstawiają one określoną wartość pieniężną , która powoli przenosi się na wytwarzane , za ich pomocą, produkty. Kto tak na dobrą sprawę sprawuje pieczę nad finansami w firmie? Jest to właśnie dział finansów i księgowości. Oprócz wystawiania faktur, faktur VAT robi też wiele innych rzeczy. Majątek obrotowy są to środki obrotowe czyli: zapasy materiałów i wyrobów gotowych, środki pieniężne, należności krótkoterminowe, papiery wartościowe przeznaczone do obrotu. Środki obrotowe w procesie produkcji, w okresie dłuższym niż jeden rok, zużywają się zupełnie lub ulegają przeobrażeniom ( mąka do wypieku chleba). Cały majątek przedsiębiorstwa – trwały i obrotowy – jest określany jako aktywa. Fundusze na finansowanie majątku przedsiębiorstwa pochodzą z dwóch źródeł. Pierwszym są fundusze własne przedsiębiorstwa, na które składają się między innymi: kapitał wniesiony przez właścicieli, kapitał wygospodarowany przez przedsiębiorstwo na skutek kapitalizacji części zysku. Drugim źródłem finansowania majątku są fundusze obce. Składają się na nie kredyty i pożyczki na zakup maszyn i urządzeń, materiałów lub surowców. Źródłem są również zobowiązania wobec dostawców, budżetu państwa, instytucji ubezpieczeniowych itp. Fundusze własne i obce, finansujące majątek przedsiębiorstwa nazywamy pasywami.

Księgowość to ewidencjonowanie transakcji finansowych składających się na procesy gospodarcze, będące przedmiotem działalności firmy. Każda firma powinna prowadzić księgowość według przepisów ustawy o rachunkowości. Właściciel firmy powinien zadbać, aby księgowość prowadziła osoba wykształcona w zawodach ekonomisty, księgowego i finansisty. Przed zatrudnieniem takiej osoby należy sprawdzić jej referencje, czy ukończyła studia ekonomiczne, czy ma odpowiednie doświadczenie zawodowe. Prowadzenie księgowości firma może zlecić wyspecjalizowanemu biuru rachunkowemu. Księgi rachunkowe muszą być prowadzone rzetelnie, terminowo , chronologicznie, zgodni e ze stanem faktycznym, według zasad wynikających z przepisów ustawy o rachunkowości. Wszelkie kontrole w firmach rozpoczyna się od ksiąg rachunkowych. Rozpoczęcie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością jej ewidencjonowania i płacenia podatku dochodowego. Prowadząc działalność handlową lub usługową jako osoba fizyczna lub spółka cywilna bądź jawna, jeśli sprzedaż towarów lub usług w roku nie przekroczyła 150 tysięcy euro, należy ewidencjować tę działalność gospodarczą w książce przychodów i rozchodów. Składa się ona z dwustronnych, numerowanych kart, z których każda ma 17 kolumn przeznaczonych do ewidencji zdarzeń gospodarczych. Przed samodzielnym wypełnianiem księgi przychodów i rozchodów należy zapoznać się z ustawą o rachunkowości oraz rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgo przychodów i rozchodów. To właśnie dział księgowości obok fakturowania oraz wystawiania różnego typu faktur VAT prowadzi księgo podatkowe itp.

Dowody księgowe są to dokumenty, które stanowią podstawę do zapisu w księgach rachunkowych. Z punktu widzenia wystawcy tychże dokumentów, możemy je podzielić na wewnętrzne czyli sporządzane dla własnych potrzeb, będą to na przykład lista płac oraz zewnętrzne – wystawiane przez inne podmioty gospodarcze. Ze względu na podstawę wystawienia dowodów dzielimy je na pierwotne- są to dowody sporządzone na podstawie zaistniałych zdarzeń gospodarczych oraz wtórne, które sporządza się na podstawie dowodów pierwotnych. Biorąc pod uwagę rodzaj operacji księgowych dowody można podzielić na: dowody operacji pieniężnych ( KP- kasa przyjmie, KW- kasa wyda, czeki, weksle , polecenia przelewu, raporty kasowe oraz wyciągi bankowe). Dowodami księgowymi są dokumenty związane z ruchem składników majątku firmy. Należeć tu będą wszelkiego typu protokoły- zniszczenia i przyjęcia materiałów: Pz – przyjecie materiałów z zewnątrz; Rw – pobranie materiałów; Wz – wydanie materiałów na zewnątrz. Dowody wpływające na wynagrodzenia pracowników to: karty urlopowe, listy płac, delegacje, deklaracje rozliczeń ZUS. Rachunkowość w firmie reguluje ustawa o rachunkowości. Według niej dowody księgowe muszą być rzetelne czyli zgodne z operacją gospodarczą, ponadto muszą być kompletne i nie mogą zawierać żadnych błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych jakichkolwiek poprawek czy przeróbek. Nie wolno też w nich niczego zamazywać ani wymazywać. Jeśli dowód księgowy wystawiony jest na walutę innego kraju, to powinna ona być przeliczona na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Za dowody księgowe oraz faktury VAT, opłacanie podatku VAT, odpowiedzialny jest dział księgowości.

Rachunkowość w firmie polega na ewidencjonowaniu transakcji gospodarczych w sposób chronologiczny i systematyczny, pozwalający ustalić okresowo wyniki gospodarcze firmy. Określa też stan zasobów materialnych, oszczędności, należności i zobowiązań. Rachunkowość jest ważnym źródłem informacji o funkcjonowaniu firmy. Umożliwia bieżącą kontrolę działalności gospodarczej firmy. Rachunkowością w firmie zajmuje się dział finansów. Dział ten również wystawia faktury, zajmuje się regulowaniem opłat podatku VAT. W rachunkowości obowiązuje zasada, że każde zdarzenie gospodarcze wpływające na zmianę majątku firmy i źródła jego finansowania, musi być zarejestrowane. Zadaniem rachunkowości w firmie jest prowadzenie ewidencji księgowej; chronologiczne zapisywanie wszystkich operacji gospodarczych; sprawdzanie prawidłowości zapisów księgowych, które powinny być oparte na prawidłowo wystawionych dowodach księgowych; dokonywanie w odpowiednich terminach prawidłowych zapisów w księgach i uzgadnianie ksiąg ze sobą. Rachunkowość pełni zatem funkcję informacyjną, bo pozwala na uzyskanie informacji potrzebnych do zarządzania finansami firmy. Posiada tez funkcje kontrolną, bo umożliwia wykrycie niedoborów w majątku firmy powstałych na skutek kradzieży lub złego zarządzania, a ponadto ma funkcje analityczną, ponieważ pozwala na weryfikację wyników finansowych firmy, poprzez analizy ekonomiczne. Rachunkowość to system ciągłego i systematycznego gromadzenia i przetwarzania danych o stanie firmy. Metody jakimi posługuje się rachunkowość to metoda bilansowa, polegająca na dwustronnym i równoważnym ujmowaniu i przetwarzaniu wszelkich operacji i zdarzeń gospodarczych.

Zarządzanie to działania zmierzające do sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa, zgodnie z założonymi celami. Organizując prace przedsiębiorstwa, należy kierować się pewnymi zasadami. Po pierwsze zasadą optymalnego wykorzystania maszyn i urządzeń oraz nakładów pracy dla osiągnięcia jak najlepszego wyniku finansowego firmy. Inną zasadą jest zasada podziału pracy, która obejmuje specjalizację pracy związana z umiejętnościami i wykształceniem pracowników. Ważna jest tez zasada koncentracji pracy, która polega na powtarzalności czynności jednej osoby oraz zasada harmonii pracy polegająca na koordynacji w miejscu i czasie oraz odpowiednim doborze ludzi, narzędzi i materiałów. Zasada ciągłości pracy i równomiernego jej tempa jest równie ważna, jak pozostałe. Przy organizacji pracy przedsiębiorstwa ważną zasada jest zasada intensyfikacji pracy. Jest to odpowiednie wyposażenie techniczne stanowisk pracy i odpowiednia organizacja, prowadząca do największej wydajności. W każdej firmie bardzo ważną rolę odgrywa dział finansów, to właśnie on w dużej mierze odpowiada za wszystkie płacone faktury, faktury VAT,  podatki. To dział księgowości księguje na kontach wiele transakcji, które zarówno spływają do firmy jak i są płacone przez nią.  Trzeba pamiętać, że dział księgowości musi również przeprowadzać różnego rodzaju audyty wewnętrzne, które mają na celu sprawdzenie między innymi jakości faktorowania.

Obsługa konsumenta obejmuje wszelkie działania przedsiębiorstwa dotyczące udostępnienia produktów kupującemu. Wszystkie rachunki i formy potwierdzenia danego zakupu powinny być dostępne w firmie dla naszego klienta. Jeżeli klient zażyczy sobie fakturę VAT to powinien ją otrzymać. Dział księgowości czy rachunkowości powinien być odpowiednio przeszkolony do tego celu by wiedzieć jak powinien to robić. Kupując towar, zawieramy umowę ze sprzedawca lub usługodawcą. Ich obowiązkiem wynikającym z tej umowy jest udzielenie na temat kupowanego przez nas towaru informacji w języku polskim, podanie pełnej ceny towaru, zapewnienie warunków umożliwiających wybór i sprawdzenie jakości towaru. Sprzedawca powinien też wydać wszystkie elementy wyposażenia towaru oraz instrukcje obsługi. Obsługa klienta najczęściej odbywa się w punktach sprzedaży detaliczne – sklepie, kiosku, salonie. Wyróżniamy trzy podstawowe formy obsługi klienta, stosowane w zależności od charakteru punktu sprzedaży i oferowanych w nim towarów. Samoobsługa polega na pozostawieniu klientom pełnej swobody w wyborze towaru, który jest dostępny bezpośrednio z półek. Ta forma stosowana jest w dużych sklepach spożywczych, super- i hipermarketach. Samoobsługa z pomocą polega na pomocy sprzedawcy, gdy klient wybierze już kilka sztuk towaru dostępnego bezpośrednio. Tę formę stosuje się w sklepach sprzedających odzież lub kosmetyki. Pełna obsługa polega na pomocy klientowi w wyborze towarów od momentu jego wejścia do sklepu. Stosowana w przypadku towarów specjalistycznych lub luksusowych, a także w malutkich sklepach spożywczych.

Kształtowanie ceny, jej podnoszenie lub obniżanie jest jednym z elementów walki konkurencyjnej. Jednym z jej przejawów jest dumping – celowe obniżanie ceny produktu, niekiedy poniżej opłacalności, w celu wyparcia z rynku innego producenta. Cena z jednej strony określa wartość towaru lub usługi, a z drugiej liczbę nabywców i w ten sposób pośrednio wpływa na wielkość popytu i sprzedaży. Cena towaru i jego ilość nie mogą być rozpatrywane oddzielnie. Przy określonej cenie występują określone rozmiary zapotrzebowania. Wysoka cena ogranicza popyt. Niewiele osób może sobie pozwolić na zakup drogiego wyrobu. Niska cena zwiększa liczbę kupujących, co wpływa również na zwiększenie podaży produktu. Przy wprowadzaniu wyrobu na rynek występują dwie strategie cenowe. Produkty mają wysoką lub niską cenę. Wprowadzenie na rynek produktów w wysokiej cenie ogranicza popyt, ale daje możliwość stosowania upustów cenowych, rabatów czy bonifikat. Na rynku spotykamy się również z ceną równowagi. Oznacza to, że przy danej cenie zapotrzebowanie na przykład na samochody jest równe liczbie oferowanych aut. Z polityka cen silnie wiąże się pojęcie elastycznego popytu. Popyt mało elastyczny występuje wtedy, gdy określony produkt w niewielkim stopniu można zastąpić substytutami. Istnieje wtedy możliwość zmowy producentów w kwestii ustalania cen danego towaru. Popyt elastyczny powoduje, że podwyżka cen zmniejsza sprzedaż i wpływy. Dotyczy to wszystkich produktów, które mogą być zastąpione innymi.