Księgowość i faktury

Posts Tagged ‘firma’

W naszych czasach wiele osób nie raz chce pracować na swoim i bardzo często decydujemy się na założenie swojej firmy.

Taka firma aby mogła już działać powinna być wpisana do ewidencji działalności gospodarczej. Wiele osób może już dzisiaj liczyć na odpowiednie ułatwienia jakimi jest choćby pomoc w załatwieniu za pomocą jednego okienka. Jeśli tylko posiadamy odpowiednie dokumenty na pewno powinniśmy także wypełnić już formularz jakim jest EDG, a który to pozwoli nam na wpis do ewidencji, uzyskanie numeru regon, a także za jego pomocą staniemy się płatnikiem składek ZUS.

Pomoc jednego okienka nie raz pozwala nam na zaoszczędzenie naszego czasu, którego to niestety podczas otwierania firmy zawsze nam brakuje. Jeśli otworzymy firmę powinniśmy także wybrać odpowiedni rodzaj naszego opodatkowania, z którego to będziemy rozliczali się z urzędem skarbowym. Bardzo często jest to KPiR, które to jest księgą przychodów i rozchodów. Taka księga wymaga już bardzo systematycznego naszego rozliczania, dobrej znajomości przepisów podatkowych a także nie popełniania w niej błędów, które to potem wymagają od firmy odpowiedniej korekty.

Dla każdej firmy na pewno bardzo dużą pomocą będą także odpowiednie fora, choćby takie jak forum firmy, dzięki któremu zawsze możemy wiele się dowiedzieć po prowadzeniu naszej firmy. Nie raz warto zajrzeć na takie forum gdzie znajdziemy także wiele pomocnych dla nas uwag o prowadzeniu nie tylko firmy ale także i księgowości firmy.

Jak wiemy także księgowość ma bardzo duże znaczenie w prowadzeniu firmy.

Jeśli firma nie przynosi zysku i ciągle trzeba do niej dokładać, staje się niewypłacalna jedynym rozsądnym rozwiązaniem jest ogłoszenie jej upadłości.  Firma bardzo często mają nie popłacone faktury VAT. W przypadku osób prawnych jest to jednoznaczne z utratą osobowości prawnej. Likwidacja firmy może nastąpić na wniosek dłużnika lub wierzyciela. Podstawą ogłoszenia upadłości na wniosek dłużnika jest niewypłacalność czyli niewykonywanie wymaganych zobowiązań, a w przypadku osoby prawnej istnienie zobowiązań przekraczających wartość majątku, nawet jeśli są spłacane na bieżąco. Jeżeli cała sytuacja wynika ze złego postępowania działu księgowości to szef działu finansów ponosi odpowiedzialność.  Postępowanie upadłościowe powinno być prowadzone w taki sposób, aby roszczenia wierzycieli mogły zostać zaspokojone w jak największym stopniu, a także tak, aby dotychczasowe przedsiębiorstwo dłużnika zostało zachowane. Wniosek o upadłości firmy może zgłosić też wierzyciel. Powinien on przedstawić kopie niezapłaconych faktur, ponieważ w przeciwnym wypadku, taki wniosek jest traktowany jako złożony w celu podważenia wiarygodności firmy, co naraża składającego wniosek na poważne konsekwencje wynikające z kodeksu karnego. Sytuacja na rynku powoduje niejednokrotnie, że firma przynoj straty i jej działalność nie rokuje poprawy w tym zakresie. Często wiąże się to z utratą zdolności kredytowej firmy. W takiej sytuacji należy zastanowić się nad jej likwidacją i zakończeniem działalności gospodarczej. Wówczas przedsiębiorca w urzędzie gminy lub w sądzie rejonowym, w ciągu 14 dni, składa zawiadomienie, że zaprzestaje działalności gospodarczej. Powiadamia o tym urząd skarbowy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz urząd statystyczny w celu wyrejestrowania.

Dowody księgowe są to dokumenty, które stanowią podstawę do zapisu w księgach rachunkowych. Z punktu widzenia wystawcy tychże dokumentów, możemy je podzielić na wewnętrzne czyli sporządzane dla własnych potrzeb, będą to na przykład lista płac oraz zewnętrzne – wystawiane przez inne podmioty gospodarcze. Ze względu na podstawę wystawienia dowodów dzielimy je na pierwotne- są to dowody sporządzone na podstawie zaistniałych zdarzeń gospodarczych oraz wtórne, które sporządza się na podstawie dowodów pierwotnych. Biorąc pod uwagę rodzaj operacji księgowych dowody można podzielić na: dowody operacji pieniężnych ( KP- kasa przyjmie, KW- kasa wyda, czeki, weksle , polecenia przelewu, raporty kasowe oraz wyciągi bankowe). Dowodami księgowymi są dokumenty związane z ruchem składników majątku firmy. Należeć tu będą wszelkiego typu protokoły- zniszczenia i przyjęcia materiałów: Pz – przyjecie materiałów z zewnątrz; Rw – pobranie materiałów; Wz – wydanie materiałów na zewnątrz. Dowody wpływające na wynagrodzenia pracowników to: karty urlopowe, listy płac, delegacje, deklaracje rozliczeń ZUS. Rachunkowość w firmie reguluje ustawa o rachunkowości. Według niej dowody księgowe muszą być rzetelne czyli zgodne z operacją gospodarczą, ponadto muszą być kompletne i nie mogą zawierać żadnych błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych jakichkolwiek poprawek czy przeróbek. Nie wolno też w nich niczego zamazywać ani wymazywać. Jeśli dowód księgowy wystawiony jest na walutę innego kraju, to powinna ona być przeliczona na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Za dowody księgowe oraz faktury VAT, opłacanie podatku VAT, odpowiedzialny jest dział księgowości.

Rachunkowość w firmie polega na ewidencjonowaniu transakcji gospodarczych w sposób chronologiczny i systematyczny, pozwalający ustalić okresowo wyniki gospodarcze firmy. Określa też stan zasobów materialnych, oszczędności, należności i zobowiązań. Rachunkowość jest ważnym źródłem informacji o funkcjonowaniu firmy. Umożliwia bieżącą kontrolę działalności gospodarczej firmy. Rachunkowością w firmie zajmuje się dział finansów. Dział ten również wystawia faktury, zajmuje się regulowaniem opłat podatku VAT. W rachunkowości obowiązuje zasada, że każde zdarzenie gospodarcze wpływające na zmianę majątku firmy i źródła jego finansowania, musi być zarejestrowane. Zadaniem rachunkowości w firmie jest prowadzenie ewidencji księgowej; chronologiczne zapisywanie wszystkich operacji gospodarczych; sprawdzanie prawidłowości zapisów księgowych, które powinny być oparte na prawidłowo wystawionych dowodach księgowych; dokonywanie w odpowiednich terminach prawidłowych zapisów w księgach i uzgadnianie ksiąg ze sobą. Rachunkowość pełni zatem funkcję informacyjną, bo pozwala na uzyskanie informacji potrzebnych do zarządzania finansami firmy. Posiada tez funkcje kontrolną, bo umożliwia wykrycie niedoborów w majątku firmy powstałych na skutek kradzieży lub złego zarządzania, a ponadto ma funkcje analityczną, ponieważ pozwala na weryfikację wyników finansowych firmy, poprzez analizy ekonomiczne. Rachunkowość to system ciągłego i systematycznego gromadzenia i przetwarzania danych o stanie firmy. Metody jakimi posługuje się rachunkowość to metoda bilansowa, polegająca na dwustronnym i równoważnym ujmowaniu i przetwarzaniu wszelkich operacji i zdarzeń gospodarczych.

Istnieją trzy podstawowe sposoby motywowania pracowników. Przymus są to zakazy i nakazy, zachęta w postaci podwyżki, premii, pochwały lub awansu oraz perswazja czyli wywieranie wpływu za pomocą racjonalnej argumentacji lub oddziaływania na emocje.  Jeżeli chodzi o podwyżki i motywacje pieniężne to za przelewy, różnego typu nagrody odpowiedzialny jest dział finansów. Najskuteczniejsze jest zazwyczaj umiejętne łączenie tych sposobów, polegające na stosowaniu odpowiednich środków w zależności od sytuacji i osobowości podwładnych. Zasady nagradzania pracowników oraz system kar powinny być ujęte w regulaminie i współmierne do zasług lub przewinień. Jawność stosowania nagród i publiczne informowanie pracowników o kryteriach ich przyznawania zwiększają zaufanie do obiektywizmu przełożonych, poprawiają atmosferę w firmie, integrują załogę, wzmacniają konkurencyjność między pracownikami i motywują ich do lepszej pracy. Jednym z narzędzi nagradzania pracowników jest awans czyli przydzielenie pracownikowi wyższego stanowiska w hierarchii zawodowej. Osadzanie wolnych stanowisk przez awansowanie własnego personelu pozwala na ściślejszą integrację załogi, akceptującej ten awans i respektującej obiektywizm kierownictwa. Takie postępowanie eliduje także koszty i ryzyko związane z zatrudnieniem osoby z zewnątrz. Stosowanie kar jest konieczne, gdy postępowanie pracownika działa demoralizująco na pracę innych, narusza regulamin pracy lub naraża przedsiębiorstwo na straty. Kara powinna być wymierzona natychmiast po stwierdzeniu przewinienia, ma mieć ona charakter bezosobowy i ma dotyczyć przewinienia, a nie osoby. Powinna być jednakowa za dane przewinienie dla wszystkich, dostosowana do rozmiarów przewinienia i konkretnych ustaleń regulaminu.

Zarządzanie to działania zmierzające do sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa, zgodnie z założonymi celami. Organizując prace przedsiębiorstwa, należy kierować się pewnymi zasadami. Po pierwsze zasadą optymalnego wykorzystania maszyn i urządzeń oraz nakładów pracy dla osiągnięcia jak najlepszego wyniku finansowego firmy. Inną zasadą jest zasada podziału pracy, która obejmuje specjalizację pracy związana z umiejętnościami i wykształceniem pracowników. Ważna jest tez zasada koncentracji pracy, która polega na powtarzalności czynności jednej osoby oraz zasada harmonii pracy polegająca na koordynacji w miejscu i czasie oraz odpowiednim doborze ludzi, narzędzi i materiałów. Zasada ciągłości pracy i równomiernego jej tempa jest równie ważna, jak pozostałe. Przy organizacji pracy przedsiębiorstwa ważną zasada jest zasada intensyfikacji pracy. Jest to odpowiednie wyposażenie techniczne stanowisk pracy i odpowiednia organizacja, prowadząca do największej wydajności. W każdej firmie bardzo ważną rolę odgrywa dział finansów, to właśnie on w dużej mierze odpowiada za wszystkie płacone faktury, faktury VAT,  podatki. To dział księgowości księguje na kontach wiele transakcji, które zarówno spływają do firmy jak i są płacone przez nią.  Trzeba pamiętać, że dział księgowości musi również przeprowadzać różnego rodzaju audyty wewnętrzne, które mają na celu sprawdzenie między innymi jakości faktorowania.

„Odróżnij się albo zgiń” to hasło wymyślone przez specjalistów od marketingu dobrze wyjaśnia, czym powinna być marka firmy. Markę kreują wszystkie działy firmy. Robi to nawet dział finansów i księgowości. Jeżeli wszystkie swoje zadania wypełnia rzetelni, jednocześnie stanowi bardzo dobrą wizytówkę firmy. Jej kreowanie, a więc utrwalanie pozytywnych skojarzeń związanych ze znakiem firmowym wymaga miedzy innymi nowoczesnych produktów wysokiej jakości oraz nadążania za modą. Kreowanie marki przeważnie trwa długo i wymaga od przedsiębiorcy dużych nakładów finansowych. Jest jednak opłacalne, bo do dobrych marek, klienci się przywiązują. Jedna z najlepiej rozpoznawanych marek na świecie to Coca- Cola. Jej znak firmowy jest wart kilka milionów dolarów. Na sukces przedsiębiorstwo pracowało kilka lat. Obecnie klienci na całym świecie, kupując napój ze znakiem firmowym Coca – Cola, wiedzą, że otrzymują produkt o tym samym smaku i tej samej jakości. Przy wyborze znaku firmowego ważny jest dobór kolorów. Klienci często za ich pomocą kojarzą konkretna firmę. Wybierając firmowe barwy należy wziąć pod uwagę, jakie skojarzenia będą budzić u klientów, czy będą odpowiadać charakterowi prowadzonej działalności. Wybrany kolor trzeba jak najczęściej eksponować – na wizytówkach, papierze firmowym, reklamach , ścianach biura. Ważny jest znak firmowy. Powinien on być łatwy do zapamiętania, musi działać na emocje, wywoływać pozytywne skojarzenia, powinien sugerować wysoka jakość wyrobu. Znak firmowy powinien zawierać elementy graficzne oraz kolorystyczne związane z przedsiębiorstwem, niekiedy także nazwę firmy. Odpowiednio dobrane zapachy, wzbudzając określone skojarzenia, przyczyniają się do wzrostu sprzedaży.